情報を分かりやすく伝えるための10の工夫

ウオトミズ(UOTOMIZU)の中の人

 

自分用。今後記事を投稿・更新していく上で、読み手にとって理解しやすい記事にするために、どのような工夫ができるかを考えてみた。

 

情報を分かりやすく伝えるための2つの基本

「相手」と「伝えるべき内容」を明確にする

背景知識や基礎知識を持っている人と持っていない人では、使用すべき言葉(反対に使用してはいけない言葉)が全く違う。知識を持っていない相手であれば専門用語が相手の理解の妨げになりうる。反対に知識を持っている相手であれば、まわりくどい説明よりも専門用語を使ったほうが話が進みやすい場合もある。とにかく相手の知識に合わせることが大切。

 

「相手」が理解できる言葉で説明する

相手が理解できる言葉で説明するには、以下の3点が重要。

  • 専門用語を多用しない
  • 主語述語の関係を崩さない
  • 簡単な表現を心がける

 

以上「情報を分かりやすく伝えるための2つの基本」は当たり前ではあるもののいざやってみようとすると難しい。ただ、この基本がなっていないと後のテクニックをどれだけ駆使しようと、相手に伝えたい情報を理解してもらえないのだろう。

 

難易度1

はじめにメリットを提示する

情報を理解することでどのようなメリットが得られるかを明確に提示する。情報の受取り手の意欲が増せば、自然と理解度は上がる。難しい事柄であればあるほど、はじめにメリットを提示して、読み手の意欲を上げること。

 

全体像を用意する

全体像には2つの種類がある。

 

  • 一つ目:「記事の全体像」
  • 二つ目:「扱うテーマの全体像」

 

「記事の全体像」は文章の初めに「何について話すのか」を簡単にまとめた概要や、記事の目次を置くことで用意できる。伝えるテーマが難しい内容であればあるほど、まずは簡潔な概要を理解してもらうことが大切。

 

「扱うテーマの全体像」を必ずしも読み手に用意すべきというわけではない。ただ、とてつもなく情報量が多い場合は、ゴールを目指す上で地図になるものが読み手には必要。なので状況に応じて、リスト化したり図解などで表すとなおよい。

 

マジカルナンバー(7±2、4±1)を使用する

マジカルナンバーとは、人が短期的に記憶できる情報の数のことをいう。例えば情報が20もあると人は覚えることが困難になる。その場合は、情報の数を7程度に減らしたり、カテゴリー分けしたりするなどで読み手の記憶に残りやすくなる。難易度が低めなので、取り入れやすいだろう。

 

最後にまとめや要約を用意する

人は情報量の多い内容よりも簡潔にまとめた要約の印象に残りやすい。よって最後にまとめや要約を入れることは、相手の理解を促すだけでなく、話が相手の記憶に残りやすいというメリットがある。

 

難易度2

流れを意識する

説明の構成はとても大切。どのように話を組み立てるかによって、印象的な内容になったり、退屈な内容になったりもする。とにかく目的から外れないということが大事。そのためにも説明の流れを意識して構成を組み立てたい。

 

大胆に余分な情報を削く

何でもかんでも伝えようとして、つい詳細に書いてしまうことがある。そんな時こそ、基本に立ち返り「伝えたい内容」を理解してもらうために本当に必要な情報か?を考えたい。時には「読み手に理解されない情報」、「読み手を退屈にさせる情報」は不要だと割り切る。

 

難易度3

図式化・図解化する

図式化や図解化は手間がかかるが、出来れば取り入れたい。図式化・図解化のメリットとして、「読み手の理解を促す」他に「読み手を退屈させない」という効果が期待できる。

 

できるだけ実践に近づけて説明する

情報から得た知識を参考に読み手が実践できるように、具体的な事例や素材を用意することが大切。教科書は本当に良くできているので参考にするのがよい。

 

例え話を入れる

例え話の効果は大きい。独自の例え話を入れることは、読み手の理解を促すうえ、コンテンツの独自性も増すので、ぜひ取り入れたいテクニックの一つ。

 

質問を集める

授業中や研修中またはセミナー中、誰かの質問のおかげでより理解が進んだという記憶は誰しもあると思う。

 

スパム対策が面倒だけど、コメントボックスの代わりに質問ボックスみたいなものがあっても良いのかも。

 

終わりに

『読み手と伝えるべき内容を明確にする』と『読み手が理解できる言葉で説明する』を基本に、読み手の理解を促したり印象に残るようにする工夫を10個あげてみた。

 

今後はできるだけ意識していきたい。

 

情報をうまく伝えるためのオススメ書籍

当記事をブラッシュアップした際に参考にした書籍。

どちらの本もオススメ。オススメ順にリンクを貼っておく。

 

木暮太一著『伝え方の教科書』WAVE出版:https://amzn.to/2Rbd4lW

木山泰嗣著『〈超入門〉説明術』日本実業出版社:https://amzn.to/2NPTFcd

 

 

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